Proje Nedir

➩ Başlama ve bitişi açıkça tanımlanmış aktivitelerle, bütçe ve zaman kısıtı altında, iyi tanımlanmış hedef ve amaçlarla belirli bir ürün/servis ya da hizmet elde etme çabasıdır.
➩ Tek ve ortak bir amaca ulaşmak için üzerinde uzlaşılmış, zaman, maliyet ve kalite kısıtlarından etkilenen; risk, insan kaynakları, iletişim ve dağıtım bileşenlerini içeren bir süreçtir.
➩ Öngörülen hedeflere belirli bir süre içerisinde ulaşma amacına yönelik olarak insan ve maddi kaynakları planlı bir çalışma ile bir araya getiren ve kendi içinde bir bütünlük taşıyan yatırım ve etkinlikler bütünüdür.
PROJENİN OLUŞMA SEBEPLERİ
➩ Yeni oluşan fikirler
➩ Pazardan pay alma gereksinimi,
➩ İşin doğası gereği oluşan ihtiyaçlar,
➩ Müşteri istek ve beklentilerini karşılama,
➩ Çalışanların memnuniyetini sağlama,
➩ Gelişen teknolojiye uyum ve avantaj sağlama,
➩ Şirket bünyesindeki yapısal değişiklikler,
➩ Yasal düzenlemeler sonucu oluşan gereklilikler,
➩ Problem ve sorunların çözümü.
PROJE YÖNETİMİNİN FAYDALARI Proje Yönetimi;
➩ Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir,
➩ Etkin bir zaman, kaynak ve maliyet planlamasının yapılmasına olanak sağlar,
➩ İzleme ve değerlendirmenin gerektiği gibi yapılmasını sağlar,
➩ Hedeflere ulaşılmasının önündeki engeller ve risklerden haberdar olunmasına ve önlem alınabilmesine olanak sağlar,
➩ Fikrin anlatımını ve faaliyetlere katılımcılığı kolaylaştırır,
➩ Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır,
➩ Tarafların ve görevlerinin proje başlangıcında tanımlanması ve gerekli faaliyetlerin zamanında ve gereğince yerine getirilmesi amacıyla, takım oluşturma ve takım olarak çalışma alışkanlığı kazandırır,
➩ Öğrenilen derslerin daha sonraki projelere aktarılabilmesi için ortam sağlar.

Proje Kategorizasyonu

* Maliyet ve efor’a bakılmaksızın;
a)Üst yönetim tarafından takip edilen projeler
b) etkisi, stratejik önemi vb. sebeplerden dolayı ilgili direktör inisiyatifi ile takip edilmesi istenilen projeler
c)Teknik proje yönetim ofisi inisiyatifi ile alınan projelerdir.

1.1.1 Proje Kapsamını Belirleme

Kapsam Planlama: ➩ Kapsam Planlama; Detaylı proje kapsamının tanımlanması, araçlarının belirlenmesi, İş Kırılım Yapısının tanımlanıp geliştirilmesi ve kapsamın doğrulanıp kontrolünün planlanmasıdır.
➩ Proje kapsamının analizi ve detaylandırılması projenin ileri safhalarında alınacak kararlar için önemlidir.
➩ Kapsam planı projenin tamamının başarısını etkiler.
➩ Kapsam planı oluşturulurken, Başlama sürecinde cevaplandırılan NE, NE ZAMAN, NEDEN, NEREDE, NASIL ve KİM sorularının detaylı olarak cevaplandırılması gerekmektedir.

Proje Yöneticisi tarafından koordine edilen proje kapsamı hazırlama çalışmasına istinaden proje paydaşları ve birimleri tarafından proje kapsamı belirlenir. Bu doğrultuda, proje ile gerçekleştirilmek istenenin ne olduğu, kilometre taşları, teslimat kalemleri, kısıtları ve varsayımları, rol ve sorumlulukların tanımları hazırlanır.
İlave olarak fonksiyonel ihtiyaçlar, mimari ihtiyaçlar, eğitim ihtiyaçları, performans ve kapasite ihtiyaçları, satın alma ve donanım ihtiyaçları, projeyle ilgili güvenlik ihtiyaçları, projeyle ilgili uygulama kontrolleri ve ürün/hizmetin kabul kriterleri, ara teslimatların kabul kriterleri, performans göstergeleri belirlenir.
Belirlenen kapsam çerçevesinde gerekli olduğu durumlarda Proje Yöneticisi ve Proje Takımı, İç Sistemler birimlerinin projeye dahil olmasında fayda olduğu kanaati edinirse ilgili birimlerin görüşlerini alarak proje planında bu ihtiyaçların dahil edilmesini sağlar.

1.1.2 Proje Kapsamını Onaylama

Proje kapsamının ve projede yer alacak roller ve sorumlulukların içeriğinde dokümante edildiği Proje Kapsam Bildirimi proje yöneticisi, proje sponsoru, proje sahibi iş birimleri ve çalışmaya katılan birimler tarafından onaylanır. Taktik projeler yönetici seviyesinde, master projeler tüm birim müdürleri seviyesinde onaylanır.

Kalite Gereksinimlerini Belirleme
Kalite gereksinimleri proje takımı tarafından belirlenir.
Kalite Yönetim Planını Hazırlama

Projelerin Proje Yönetimi Sürecine uygun olarak işletilmesi amacıyla mevcut Proje Yöneticisi sorumluluğunda Kalite Yönetim Planı hazırlanır. Kalite Yönetim Planında belirtilen kriterlere uyumun nasıl kontrol edileceği, hangi kontrollerin kimin tarafından ve hangi periyotta yapılacağı, sorun yaşanması halinde kimlerin bilgilendirileceği, düzeltici aksiyonların nasıl ve ne zaman kim tarafından gerçekleştirileceği Kalite Yönetim Planında belirtilir.
Kalite Kontrolü:
Bu süreçte Proje Yöneticisi ve İlgili Yöneticiler tarafından;
➩ Planlama sürecinde oluşturulan kalite yönetim planı, kalite metrikleri (neler nasıl ölçülecek) ve kalite kontrol listeleri kullanılarak, proje çıktılarının önceden belirlenen kalite kriterlerine uygunluğu kontrol edilir veya ettirilir,
➩ Kalite problemleri tespit edilerek düzenleyici tedbirler alınır.

Değişiklik Yönetim Planını Hazırlama

Projenin yürütülmesi sırasında projenin baseline edilen kapsam, maliyet, süre hedeflerinde meydana gelebilecek herhangi bir değişikliğin nasıl ele alınacağı belirlenir. Tedarik Planlaması Projenin ihtiyacı olan ürün ve hizmetlerin firma dışından sağlanması ve bunun için gereken planlamanın yapılmasıdır. hizmetin veya ürünün nasıl, nereden, nezaman, ne şekilde alınacağı ve nasıl yönetileceği gibi esaslar için Tedarik Yönetimi Süreci uygulanır.
➩ Tedarik planlaması için tedarik yönetim planı hazırlanmalıdır.
➩ Tedarik yönetim planı satın alma süreçlerinin nasıl yönetileceğini tarif eder.
➩ Projenin gereksinimlerini yerine getirmek amacıyla, proje yönetim planında tanımlanan işleri tamamlamak üzere kullanılan süreçlerin toplamından oluşur.
➩ Genellikle proje bütçesinin en büyük bölümü bu süreçte harcanır.

İş Kırılım Yapısı

1.1.1 İş Kırılım Yapısı (WBS) Oluşturma
Proje Kapsam Bildirimi içinde yer alan teslimat kalemleri ve kilometre taşları kullanılarak Proje Yöneticisi koordinasyonunda proje takımı tarafından aktivite seviyesindeki işlerin tamamlanabilir, programlanabilir ve bütçelenebilir olması temel alınarak İş Kırılım Yapısı (WBS) oluşturulur.
1.1.1.1 İş Kırılım Yapısı (WBS) ➩ Kaynak, gün, zaman ve görevler iş kırılım yapısı kullanılarak izlenir,
➩ İş Kırılım Yapısı projenin toplam kapsamını tanımlar ve organize eder,
➩ İş Kırılım Yapısı, projeyi yönetilebilir çalışma alanlarına böler,
➩ Bir işi ne kadar çok alt kırılımlara bölerseniz zaman ve maliyet anlamında işin başarısı ve planlandığı şekilde sonuçlanması ihtimali artar,
➩ İş Kırılım Yapısı’nı oluşturan iş paketlerinin ve seviyelerinin zamanı ve bütçesi tahmin ve kontrol edilebilir olmalıdır,
➩ İş kırılımı, kontrol edebilecek seviyeye kadar detaylandırılmalıdır
1.1.1.2 İş Kırılım Yapısı Oluştururken yapılacaklar; ➩ Teslim edilecek her bir çıktı ve birleştirilmiş görevlerin belirlenmesi,
➩ Beklenen başlama ve bitiş tarihlerinin göz önünde bulundurulması,
➩ Diğer projelere sağlanacak çıktılar da dikkate alınarak, Projenin kilometre taşlarının belirlenmesi,
➩ Aktivitelerin süre ve kaynak tahminlerinin yapılması,
➩ Tüm görevler ve aktiviteler için kontol listesinin hazırlanması,
➩ Proje çıktılarının hangi aktivite veya görevler sonucu elde edileceğinin belirlenmesi,
➩ Aktivite öncellerinin belirlenmesi,
➩ Aktivite sırasının belirlenmesi,
➩ Kritik aktiviteler için gerekli becerilerin saptanması,
➩ Aktiviteler ve bütçe arasında ilişki kurulması,
➩ Proje onay kriterlerinin tespit edilmesi.

Proje Takımını Oluşturma

1.1.1 Proje Takımını Oluşturma
Proje aktivitelerinden sorumlu olacak uygun yetkinlikteki personel ilgili birim yöneticileri tarafından belirlenir. Proje yöneticisi tarafından, proje kaynakları arasındaki yetki ve sorumluluk paylaşımını gösteren bir Proje Organizasyon Şeması kaynak adlarıyla birlikte hazırlanır.
➩ Takım üyeleri performansının izlenmesi, geri besleme sağlanması, tartışma konularının çözümlenmesi ve proje performansının geliştirilmesi için değişikliklerin koordine edilmesini içerir.
➩ Takım üyeleri matris organizasyonda hem bir fonksiyonel yöneticiye hem de proje yöneticisine bağlı olduklarında proje takımının yönetimi zorlaşır. Çifte raporlama sistemini yönetmek proje için kritik bir başarı faktörüdür ve genellikle proje yöneticisinin sorumluluğundadır.
1.1.2 Proje Paydaşlarının Yönetimi
➩ Bu süreç proje paydaşlarının ihtiyaçlarını gidermek ve tartışmaları çözümlemek amacıyla proje iletişiminin yönetilmesini içerir.
➩ Proje taraflarını yönetmek, çözümlenmemiş açık konular sebebiyle projenin yolundan çıkmasını engeller, kişilerin uyum içinde çalışmasını sağlar ve projede aksamaları sınırlar.
➩ Proje paydaşlarının yönetiminden genellikle proje yöneticisi sorumludur.

Efor Tahminleme

1.1.1 Efor Tahminleme Proje Yöneticisi koordinasyonunda hangi aktivitenin hangi insan kaynağı tarafından gerçekleştirileceği proje takımı tarafından rol bazında belirlenir. İlgili yöneticilerle her bir aktivite bazında mutabık kalınan kaynak eforları (adam*saat) belirlenerek proje yöneticisi tarafından iş programına yansıtılır.
1.1.2 Efor Tahminlemesini Değerlendirme
Proje planlaması sırasında yapılan efor tahminlemesi sonucunda master planlamada yapılan efor tahminlemesinden farklılık ortaya çıkması durumunda, sözkonusu değişikliklerin yönetilmesi değişiklik yönetim planına göre gerçekleştirilir.
2.1.1 İletişim Planlama ve Yönetme
Proje süresince hangi belgelerin üretileceği; projeye ilişkin hangi bilgi ve belgelerin paydaşlar arasında nasıl ve ne sıklıkla dağıtılacağı Proje Yöneticisi tarafından hazırlanan Proje İletişim Planı içerisinde belirlenir.
1.1.1 Proje Risklerini Belirleme Proje Yöneticisi koordinasyonunda proje takım üyeleri kendi sorumlu oldukları aktiviteleri tek tek irdeleyerek, o aktivitenin gerçekleştirilmesi için engel teşkil edebilecek ya da o aktivitelerin tetikleyeceği riskleri belirlerler. Belirlenen riskler Proje Yöneticisi tarafından Proje Yönetim Uygulaması Proje Risk Tablosu’na yerleştirilir.
1.1.2 Proje Riskleri Önlemlerini Planlama
Niteliksel ve/veya niceliksel risk analizleri sonrası, gerçekleşme olasılığı, etkisi, Risk Referans Tablosuna göre skoru ve değeri yüksek bulunan riskler için önlem planları geliştirilir. Risk önlem planlaması için; riski tamamen bertaraf etme (avoid), risk olasılığını düşürecek düzeltici eylemler (mitigate), sigortalanabilir riskleri sigorta şirketine transfer etme ve riskin sonuçlarını olduğu gibi kabullenme (accept) yöntemlerinden bir veya bir kaçı kullanılır. Bulunan her bir önlem Risk Tablosunda ilgili riskin karşısına not edilir. Sorumluları belirlenerek gerçekleştirilmesi için iş programına yeni aktivite olarak yansıtılır. Öncelikle gerçekleşme oranı yüksek olan risklerin oranları düşürülmeye, daha sonra da projeye etkisi büyük olan risklerin olumsuz etkileri azaltılmaya çalışılır. Bu sürecin başarısı, risk olasılığındaki düşüş veya artışın gözlemlenmesiyle anlaşılır.
1.1.2.1 Riskin İzlenmesi ve Kontrolü
➩ Bu süreç yeni oluşan risklerin belirlenmesini, analizini ve planlanmasını içerir. Ayrıca mevcut risklerin tekrar analizi ve uygulanan risk planlarının etkinliği de bu süreçte ölçülür.
➩ Proje planlama sürecinde belirlenen risk yanıtları proje yaşam döngüsü boyunca uygulanır.
➩ Risk Sorumluları, proje yaşam döngüsü boyunca risklerin etki ve sonuçlarını, önleme şekillerini gözden geçirir ve dokümante ederler.
Risklerin periyodik olarak incelenmesi ve varsa değişikliklerin değerlendirilmesi gerekir.

1.1.1 Proje Yönetim Planını Hazırlama
Proje Yöneticisi tarafından planlama çalışmalarında oluşturulan proje yönetim planlarını (Proje kapsam bildirimi, WBS, proje iş programı, risk yönetim planı, kalite yönetim planı, iletişim planı, organizasyon şeması vb.) tümleşik olarak içeren bir Proje Yönetim Planı Proje Yönetim Uygulaması üzerinde hazırlanır. Proje Yönetim Planı taktik veya master her proje için mutlaka oluşturulması gereken bir dokümandır. Proje büyüklüğüne göre projede kullanılacak ve üretilmesi konusunda mutabık kalınan dokümanların listesinin yer aldığı proje dokümanları tablosu Proje Yöneticisi tarafından oluşturulur.
Proje takım üyelerinin performansı proje yönetim planında kendilerine atanan sorumluluklara uyum ile ölçülür.
1.2 Proje Yönetim Planını Onaylama
Proje Yöneticisi tarafından Proje Yönetim planı hazırlandıktan sonra paydaşlar ile paylaşılır ve Proje Sponsoru, proje sahibi iş birimleri ve sorumlu birimler tarafından onaylanır. Taktik projelerde servis yöneticileri, master projelerde birim yöneticileri onaylar.

Proje Kontrol Listesi

Proje Yönetim Aktiviteleri Kontrol Listesi

Proje yönetimi Problemler ve Öneriler